Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

SPEAKYA S.A.S. · NIT 901987212-9 - Bogotá D.C., Colombia

CampoDetalleVersión1.0Fecha de entrada en vigencia09/09/2025Responsable de la políticaGrowth Marketing & Data AnalystAprobaciónRepresentante legal de SPEAKYA S.A.S.

1. Introducción y objeto

SPEAKYA S.A.S. es una empresa colombiana de innovación educativa que acompaña a instituciones educativas, familias, estudiantes y organizaciones en el fortalecimiento del aprendizaje del inglés mediante una metodología flexible, personalizada y apoyada en inteligencia artificial.

En desarrollo de esa actividad, SPEAKYA S.A.S. trata datos personales de estudiantes, incluidos menores de edad, y datos de naturaleza sensible, lo que exige un estándar reforzado de protección.

La presente política establece los lineamientos, procedimientos y garantías que aplica SPEAKYA S.A.S. para el tratamiento de los datos personales que recolecta, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

2. Marco normativo

Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 44.
Ley 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013.
Ley 1266 de 2008, en lo pertinente.
Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia.
Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
Circulares e instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Definiciones

Titular. Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Tratándose de estudiantes menores de edad, el titular es el menor, aunque la autorización sea otorgada por su representante legal.

Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato sensible. Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Para efectos de esta política se consideran datos sensibles las grabaciones de voz de los estudiantes, por su naturaleza biométrica, y los datos de niños, niñas y adolescentes, que reciben protección reforzada.

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular o de su representante legal para el tratamiento de sus datos personales.

Responsable del tratamiento. SPEAKYA S.A.S., quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.

Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta de SPEAKYA S.A.S., como proveedores tecnológicos, de alojamiento o de evaluación.

Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informarle sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

4. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de SPEAKYA S.A.S., incluidos los de:

Estudiantes vinculados a programas institucionales, incluidos menores de edad.
Padres, madres y representantes legales.
Docentes y personal de instituciones educativas.
Directivos y contactos institucionales.
Colaboradores, aspirantes, proveedores y aliados.
Usuarios del sitio web, formularios de registro y canales de contacto.

5. Principios rectores

SPEAKYA S.A.S. aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

En el tratamiento de datos de menores de edad aplica adicionalmente el principio del interés superior del niño, niña y adolescente, conforme a la Ley 1098 de 2006 y a la Sentencia C-748 de 2011.

6. Derechos de los titulares

El titular, o su representante legal cuando se trate de un menor de edad, tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos legalmente exceptuados.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles, sin que ello afecte su vinculación al programa.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

7. Deberes de SPEAKYA S.A.S.

Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo de sus derechos.
Conservar prueba de la autorización otorgada, incluida la autorización específica para datos sensibles.
Informar al titular sobre la finalidad del tratamiento y sobre el carácter facultativo de las respuestas relativas a datos sensibles.
Mantener la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando corresponda.
Tramitar las consultas y reclamos en los términos establecidos en esta política.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Autorización del titular

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada mediante formularios físicos o digitales, casillas de aceptación no premarcadas u otros mecanismos que permitan conservar prueba de su otorgamiento.

El tratamiento de datos sensibles, incluidas las grabaciones de voz, requiere una autorización independiente y facultativa, en la que se informa expresamente al titular o a su representante legal que no está obligado a otorgarla.

SPEAKYA S.A.S. conserva evidencia de cada autorización, incluyendo fecha, hora, medio utilizado y versión de la política aceptada.

8.1 Casos en que no se requiere autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información sea requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, se trate de datos de naturaleza pública, se presenten casos de urgencia médica o sanitaria, el tratamiento tenga finalidad histórica, estadística o científica con datos disidentificados, o se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Esta excepción no aplica al tratamiento de datos sensibles.

9. Categorías de datos y finalidades del tratamiento

9.1 Categorías de datos tratados

Identificación: Nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento - Dato personal
Contacto: Correo electrónico, teléfono, ciudad - Dato personal
Académico e institucional: Institución educativa, grado, grupo, docente asignado - Dato personal
Uso de la plataforma: Frecuencia y tiempo de uso, actividades completadas, avance por habilidad - Dato personal
Desempeño: Nivel MCER de entrada y salida, resultados de ejercicios, dificultades identificadas, resultados del examen internacional - Dato personal
Grabaciones de voz: Audios producidos por el estudiante durante los ejercicios de pronunciación - Dato sensible de naturaleza biométrica
Resultados de pronunciación: Puntajes, indicadores de precisión y observaciones generadas por el análisis de voz - Dato personal
Facturación: Datos del pagador y soportes de pago - Dato personal

Nota: MCER corresponde al Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas.

9.2 Tratamiento de las grabaciones de voz

La plataforma de SPEAKYA S.A.S. incluye ejercicios de pronunciación en los que el estudiante habla a través del micrófono de su dispositivo. Sobre este componente se precisa lo siguiente:

Finalidad exclusivamente académica. El audio del estudiante es grabado y almacenado con un único propósito: analizar su pronunciación y entregarle retroalimentación sobre su desempeño en el aprendizaje del inglés. Este es el mecanismo mediante el cual el estudiante recibe corrección inmediata sobre cómo pronuncia, algo que en un aula numerosa resulta difícil de ofrecer de forma individual. La grabación no tiene ninguna otra función dentro del servicio.

Compromiso de uso limitado. SPEAKYA S.A.S. se obliga a no utilizar las grabaciones de voz para ninguna finalidad distinta de la señalada. En particular, y de manera expresa:

No se utilizan para identificar, autenticar o perfilar a la persona, ni se construyen huellas de voz.
No se comercializan, venden, arriendan ni ceden a terceros.
No se emplean con fines publicitarios, promocionales ni de mercadeo.
No se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni de SPEAKYA S.A.S. ni de terceros.
No se publican, difunden ni comparten con personas ajenas al proceso académico del estudiante.
No se utilizan para evaluar, calificar ni tomar decisiones sobre el estudiante en materias distintas de su progreso en inglés.

Acceso restringido. El acceso a las grabaciones se limita al personal de SPEAKYA S.A.S. y de sus encargados que lo requiera estrictamente para operar y mantener el servicio, y a los docentes designados por la institución educativa cuando ello sea necesario para el acompañamiento pedagógico del estudiante.

Autorización facultativa. Por tratarse de un dato sensible, su tratamiento requiere una autorización específica, separada y facultativa del representante legal del estudiante. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Si el representante legal no otorga esta autorización, el estudiante podrá acceder a la plataforma y a las demás actividades del programa, pero no a los ejercicios de pronunciación que requieren el uso del micrófono.

Revocatoria y supresión. El representante legal puede solicitar en cualquier momento la supresión de las grabaciones y la revocatoria de esta autorización, escribiendo a protecciondedatos@speakya.com, sin que ello afecte la vinculación del estudiante al programa.

9.3 Finalidades del tratamiento

SPEAKYA S.A.S. trata los datos personales para:

Registrar y activar al estudiante en la plataforma de aprendizaje.
Realizar el diagnóstico inicial y la medición de nivel de entrada y salida bajo el MCER.
Generar rutas de aprendizaje personalizadas mediante inteligencia artificial.
Grabar y analizar la voz del estudiante durante los ejercicios de pronunciación, con el fin único y exclusivamente académico de evaluar su desempeño y entregarle retroalimentación sobre su pronunciación, previa autorización específica del representante legal y en los términos de la sección 9.2.
Hacer seguimiento del avance y generar reportes para el estudiante, su representante legal, el docente y la institución educativa, según el alcance contratado.
Gestionar la inscripción, aplicación y entrega de resultados del examen internacional, cuando el programa lo contemple.
Comunicar información operativa del programa, como accesos, credenciales, jornadas y cronogramas.
Atender consultas, reclamos y solicitudes de soporte.
Gestionar la relación contractual, la facturación y el cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias.
Elaborar estadísticas y reportes de impacto de forma agregada y anonimizada, sin identificar a estudiantes individuales.
Enviar información sobre otros programas y actividades de SPEAKYA S.A.S., únicamente cuando el titular o su representante legal lo haya autorizado de forma separada.

9.4 Finalidades expresamente excluidas

SPEAKYA S.A.S. no vende, arrienda ni comercializa datos personales. No utiliza datos de menores con fines publicitarios ni de perfilamiento comercial. Las grabaciones de voz no se utilizan para ninguna finalidad distinta de la retroalimentación académica descrita en la sección 9.2, y en ningún caso para identificar o autenticar personas, entrenar modelos de inteligencia artificial, fines comerciales o publicitarios, o difusión a terceros. No publica nombres, imágenes, grabaciones, testimonios ni resultados individuales sin una autorización específica y adicional otorgada para ese uso concreto.

10. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad solo procede cuando responde y respeta su interés superior y asegura el respeto de sus derechos fundamentales.
La autorización debe ser otorgada por el padre, la madre o el representante legal, de forma previa, expresa e informada.
El tratamiento de datos sensibles de menores, incluidas las grabaciones de voz, requiere una autorización específica, separada del resto de finalidades, y es siempre facultativa. Su negativa no impide el acceso del estudiante al programa, en los términos de la sección 9.2.
Se garantiza al menor, según su grado de madurez, el derecho a ser escuchado respecto del tratamiento de sus datos.
Los datos de menores no se utilizan con fines publicitarios ni se ceden a terceros para finalidades distintas de la prestación del servicio educativo contratado.
El acceso a reportes individuales y a las grabaciones se restringe al estudiante, a su representante legal autorizado, a los docentes designados por la institución educativa y al personal de SPEAKYA S.A.S. que lo requiera para operar el programa.
En cada contrato con una institución educativa se definirá por escrito el rol que asume cada parte, precisando quién actúa como responsable y quién como encargado del tratamiento.

11. Procedimientos para el ejercicio de los derechos

11.1 Consultas

La solicitud puede presentarse por cualquiera de los canales indicados en la sección 12, señalando nombre, documento de identidad, relación con el titular y objeto de la consulta.
SPEAKYA S.A.S. responde en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
Si no es posible responder en ese término, se informa al interesado antes de su vencimiento, explicando los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

11.2 Reclamos

El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, SPEAKYA S.A.S. requiere al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si no se subsana en dos (2) meses, se entiende que desistió.
Si SPEAKYA S.A.S. no es competente, traslada la solicitud al responsable correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informa de ello al interesado.
Recibido el reclamo completo, se incluye en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un término máximo de dos (2) días hábiles.
El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando previamente los motivos.

12. Identificación del responsable y canales de atención

Razón social: SPEAKYA S.A.S.
NIT: 901987212-9
Representante legal: Jair Agustín Cañate Olaya
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección física: Transversal 74 # 11 A 15, Bogotá D.C.
Correo institucional: contacto@speakya.com
Correo para protección de datos: protecciondedatos@speakya.com
Área responsable de protección de datos: Growth Marketing & Data Analyst
Teléfono: +57 301 7582500
Sitio web: https://www.speakya.com
Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a 17:00

El área señalada es la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, conforme al artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

13. Seguridad de la información

SPEAKYA S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, uso o divulgación indebidos. Entre otras:

Control de accesos por perfil de usuario.
Credenciales individuales e intransferibles.
Restricción del acceso a la información de estudiantes, y en particular a las grabaciones de voz, al personal estrictamente necesario para la operación del programa.
Acuerdos de confidencialidad con el personal y con los proveedores.
Exigencia contractual de medidas de seguridad a los encargados del tratamiento.

Ninguna medida de seguridad garantiza de forma absoluta la inviolabilidad de la información. Ante un incidente que comprometa datos personales, SPEAKYA S.A.S. informará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exija la normativa vigente.

14. Encargados, transmisión y transferencia internacional

SPEAKYA S.A.S. puede apoyarse en terceros para operar la plataforma, alojar la información, ejecutar el análisis de pronunciación, aplicar el examen internacional o prestar servicios de soporte. En esos casos suscribe contratos de transmisión de datos que obligan al encargado a cumplir esta política y la normativa vigente, y a mantener la confidencialidad de la información.

Algunos de estos servicios están alojados o son prestados desde fuera de Colombia. En particular, los servicios de infraestructura tecnológica utilizados por SPEAKYA S.A.S. se encuentran alojados en Brasil, y la plataforma de aprendizaje de inglés puede ser operada por su proveedor desde otros países. En consecuencia, los datos personales, incluidas las grabaciones de voz, podrán ser objeto de transmisión o transferencia internacional a encargados ubicados fuera del territorio nacional, exclusivamente para las finalidades descritas en esta política.

Al aceptar esta política, el titular o su representante legal autoriza de forma expresa e inequívoca dicha transmisión o transferencia, conforme al literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, que habilita la transferencia internacional cuando media autorización expresa del titular.

SPEAKYA S.A.S. exige a sus encargados estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los previstos en esta política.

15. Vigencia de las bases de datos y conservación

Los datos personales se conservarán por un periodo de diez (10) años, contados a partir de la terminación de la relación contractual o de la última interacción del titular con SPEAKYA S.A.S., con el fin de atender obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales, y de conservar la trazabilidad académica del proceso de cada estudiante.

Las grabaciones de voz se conservarán únicamente durante la vigencia del programa contratado y se suprimirán o anonimizarán al finalizar dicho periodo, o antes si el representante legal lo solicita o revoca su autorización. Este plazo es menor que el general, en atención a la naturaleza sensible del dato y al principio de finalidad.

Cumplidos los plazos señalados, los datos serán suprimidos o anonimizados, salvo que exista un deber legal de conservación por un término mayor.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

SPEAKYA S.A.S. evaluará y, cuando corresponda, cumplirá la obligación de inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, según los criterios vigentes aplicables a su naturaleza societaria y a sus activos totales.

17. Vigencia de la política y modificaciones

Esta política rige a partir del 09/09/2025 y permanecerá vigente mientras SPEAKYA S.A.S. desarrolle su objeto social.

Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares antes de su implementación, por los canales habituales de contacto, y la versión actualizada se publicará en https://www.speakya.com.